Orlansoft Purchasing menyediakan fasilitas yang komprehensif untuk bisnis proses pengadaan item inventori  atau  non-inventori  baik untuk pengadaan yang tersentralisasi maupun desentralisasi di masing masing cabang. Fungsi dasar meliputi pembuatan, approval, pencetakan transaksi Purchase Request dan Purchase Order, Penerimaan barang atau jasa  dan Return ke Supplier, yang terintegrasi dengan Orlansoft Inventory, Orlansoft Account Payable, Orlansoft Fixed Assets dan Orlansoft General Ledger. 

 

Fitur dan Fungsi

  • Beberapa tipe transaksi purchase request (permintaan pembelian) tersedia untuk proses permintaan atas barang dagangan, aset tetap, atau beban operasional mulai dari proses pembuatan transaksi permintaan pembelian sampai dengan proses persetujuannya.
  • Design approval set untuk proses persetujuan transaksi permintaan tersedia untuk mendukung proses approval di dalam sistem (bukan manual). Purchase request dapat dientri secara manual oleh user atau  dihasilkan secara otomatis oleh sistem dari Orlansoft Manufacturing.
  • Purchase Order Creation Wizard disediakan untuk memproses outstanding purchase request (permintaan pembelian) menjadi Purchase Order dengan lebih cepat.
  • Orlansoft Purchase Order mendukung bisnis proses sentralisasi pengadaan untuk mendapatkan harga yang lebih kompetitif dari supplier. Seorang user dapat memiliki akses di beberapa perusahaan atau bisnis untuk melakukan transaksi purchase order, dan tetap akan diintegrasikan ke Orlansoft Inventory pada masing masing entitas.
  • Mudah dalam melacak status pembelian mulai dari purchase order sampai dengan transaksi pembayaran ke supplier.
  • Purchase Price Management : 
    • Harga & diskon per Item ID (kode barang) & Unit ID (satuan kemasan)
    • Fasilitas diskon musiman
    • Diskon berdasarkan kuantitas produk.
    • Diskon bertingkat dalam persentase sampai dengan 5 tingkat ++
    • Diskon dalam nilai nomimal untuk item tertentu
    • Harga beli dalam beberapa mata uang selain Rupiah.
    • Extra diskon dalam persentase atau nilai nominal sesuai dengan besarnya nilai transaksi.
  • Fitur beberapa skedul pengiriman untuk setiap Item ID di Purchase Order.
  • Membuat transaksi Purchase Receipt dari sebagian (partial) purchase order, satu nomor order atau beberapa transaksi purchase.
  • Memperbolehkan purchase receipt (Bukti penerimaan barang atau jasa) dengan kuantitas kurang atau lebih dari kuantitas purchase order sepanjang kelebihan atau kekurangannnya masih dalam toleransi dari batasan negatif atau positif dari Quantity Tolerance.
  • Fitur ini untuk mendukung bisnis proses penerimaan atas produk-produk yang dapat menyusut saat pengiriman (seperti biji-bijian, cairan kimia, dll). Purchase receipt dapat menggunakan kuantitas yang diterima secara aktual dan sisa kuantitas dari outstanding order  dapat di write-off atau dipakai untuk pengiriman berikutnya.
  • Fitur return to supplier bisa untuk satu nomor order atau beberapa purchase order, tersedia untuk bisnis proses retur pembelian ke supplier.
  • Fitur Purchase Cost Allocation digunakan dalam transaksi penerimaan barang (purchase receipt) untuk mengalokasi biaya pembelian (seperti ongkos angkut pembelian, bea masuk, custom clearance) ke nilai inventori. Biaya pembelian dapat dialokasikan secara proporsional berdasarkan kuantitas, nilai, atau berat barang yang diterima.
  • Fitur drop-shipment menghasilkan transaksi purchase order dropshipment secara otomatis dari setiap transaksi sales order. Fitur Drop-shipment digunakan ketika pembelian ke supplier dikirim langsung ke pelanggan (pesanan pelanggan dikirim langsung dari gudang supplier). Dengan menggunakan fitur ini purchase order otomatis dibuat oleh sistem ketika user mengklik "drop-shipment".
  • Tipe transaksi penerimaan barang (purchase receipt) yang menggunakan auto invoice tersedia dengan nomor transaksi invoice yang sama dengan purchase receipt atau dengan nomor transaksi berbeda, mempercepat proses pembuatan purchase invoice di dalam sistem dan dicetak sebagai dokumen permintaan pembayaran.
  • Fitur Purchase Invoice schedule digunakan untuk invoice supplier yang diterima secara recurring per periode. User dapat menentukan persentase dan tanggal dari setiap angsuran. Fitur ini berguna ketika suatu pesanan ditagihkan dan dibayar secara bertahap.
  • Purchase Receipt aset tetap membuat jurnal ke akun ayat silang aset tetap dan terintegrasi dengan proses registrasi dan penambahan aset tetap..
  • Fitur Form Set menyediakan fasilitas yang flexible untuk pengaturan format dokumen sampai dengan 5 format untuk setiap tipe transaksi (dokumen transaksi pembelian
  • Mengatur akses master data supplier dan item (produk) untuk masing masing entitas yang ada di dalam database yang sama. Meskipun data master supplier dan item (produk) dapat diakses untuk user yang ada di dalam perusahan, akses ini dapat diatur sehingga hanya user yang berwenang yang dapat melihat master data sesuai dengan kebijakan perusahaan.
  • Orlansoft Purchasing terintegrasi dengan Orlansoft Inventory, Orlansoft Account Payables, Orlansoft Fixed Assets and Orlansoft General Ledger.