ORLANSOFT SALESMATE

Orlansoft Salesmate adalah software aplikasi mobile yang cocok untuk salesman atau canvasser dengan fitur dan fungsi yang memudahkan salesman dalam melakukan kunjungan ke pelanggan, menerima pesanan pelanggan, melakukan survey ke pelanggan, melakukan sales canvassing, melakukan penagihan piutang ke pelanggan, meregistrasi pelanggan baru, dan mendapatkan berita harian dari kantor cabang.

Orlansoft Salesmate didesign untuk tablet atau smartphone yang memiliki operating system Android. Sinkronisasi yang dijalankan secara background memudahkan salesman dalam melakukan transaksi walaupun ketika smartphone/tablet tidak terkoneksi ke jaringan internet. Pengaturan tracking lokasi GPS memberikan kenyamanan bagi user untuk bisa melakukan transaksi dengan lancar dan dilengkapi dengan informasi GPS dari lokasi saat kunjungan ke toko pelanggan.

Laporan harian kunjungan salesman memberikan informasi yang komprehensif untuk sales supervisor dalam berkoordinasi dan memonitor kinerja salesman termasuk mendapatkan informasi lamanya durasi kunjungan di setiap pelanggan dan waktu perjalanan menuju lokasi pelanggan.

Fitur dan Fungsi

Sales Taking Order

Menu kunjungan pelanggan menyediakan daftar pelanggan yang harus dikunjungi pada hari yang bersangkutan (on-route) dan daftar pelanggan off-routenya. Menu pesanan memudahkan user untuk melakukan transaksi order taking sesuai dengan kode barang yang dipesan dengan informasi harga jual, diskon dan promo.

  • Validasi lokasi GPS dan info waktu memulai dan mengakhiri kunjungan di lokasi pelanggan tersedia bersamaan dengan fitur scan barcode pelanggan.
  • Kode dan deskripsi alasan tidak scan barcode, alasan mengabaikan GPS, alasan kunjungan tanpa pesanan dan alasan tidak mengunjungi pelanggan on-route, bisa disetup dari kantor pusat dan tercetak dalam laporan harian kunjungan salesman.
  • Sinkronisasi yang up-to-date secara harian untuk mendapatkan harga jual, diskon dan promo terkini.
  • Satu salesman bisa melakukan taking order atas produk dari satu atau beberapa principal. Secara otomatis akan tersinkron ke server menjadi transaksi sales order yang terpisah untuk masing masing prinsipal dan dengan term of payment yang bisa berbeda.
  • Support sampai dengan 3 satuan kemasan untuk setiap produk yang dipesan pelanggan.
  • Tersedia fasilitas untuk Tunda Kunjungan pelanggan on-route ketika toko pelanggan masih tutup atau karena alasan lainnya dan salesman bisa kembali mengunjungi pelanggan tersebut setelah mengunjungi pelanggan lainnya.

Sales Canvassing

Semua fitur untuk user Sales Taking Order juga tersedia bagi user Sales Canvassing. Pengaturan jumlah hari canvassing tersedia untuk masing masing userID OrlansoftSalesmate agar dapat disesuaikan dengan lamanya proses canvassing untuk masing  masing canvasser.

Selama periode kunjungan canvassing, data pesanan akan tersinkronisasi secara otomatis ke server ketika smartphone/tablet terkoneksi dengan jaringan internet (via mobile data connection atau wifi) melalui proses sinkronisasi secara background atau dengan manual klik tombol “Kirim Data Transaksi” sehingga proses closing penjualan secara bulanan bisa tetap dilakukan walaupun ada canvasser yang masih di dalam perjalanan.

  • Terintegrasi dengan Orlansoft Replenishment Order untuk pengembalian sisa stok setelah selesai kunjungan canvassing dan pengisian ulang barang ke kendaraan sebelum kunjungan canvassing.
  • Support print faktur penjualan via mobile printer.

Customer Survey

Untuk kebutuhan survey ke pelanggan, tersedia menu survey stok pelanggan, survey produk dan kegiatan kompetitor, dan pencatatan saran pelanggan.

New customer registration & order

Proses registrasi pelanggan baru dapat dilakukan oleh user Orlansoft Salesmate di smartphone/tablet dan langsung bisa digunakan sebagai acuan untuk menerima pesanan dari pelanggan baru.

Proses validasi pelanggan baru harus dilakukan oleh user yang berwenang di kantor cabang sebelum me-release status customer agar pesanan yang sudah tersinkron ke server bisa direlease menjadi sales order atau faktur penjualan.

AR Collection

Fitur ini memudahkan user Orlansoft Salesmate untuk mendapatkan daftar faktur yang harus ditagihkan, melakukan proses penagihan dan meng-entry hasil penagihan. 

Semua transaksi penagihan faktur jatuh tempo di Orlansoft Salesmate akan tersinkronisasi ke Orlansoft Collection Run untuk divalidasi oleh user bagian piutang di kantor cabang bersamaan dengan penerimaan uang tunai atau bank transfer dari collector atau salesman atau canvasser yang melakukan penagihan.

Mobile Sales Return Order

Dengan fitur ini user dapat meng-entry barang apa saja yang akan dikembalikan oleh pelanggan bersamaan ketika Salesman menerima pesanan pelanggan.

Transaksi return order di Orlansoft Salesmate akan tersinkronisasi ke server untuk di-approve oleh user yang berwenang di kantor cabang sebelum dieksekusi sebagai surat perintah pengambilan barang retur untuk supir bersamaan dengan proses pengiriman barang.

Transaksi sales return order bisa didownload otomatis oleh user gudang di kantor cabang / depo untuk divalidasi sesuai dengan barang fisik yang diterima dari supir untuk menjadi transaksi penerimaan barang dari sales return dan transaksi sales return invoice (debit note) sebagai dokumen pengurangan piutang pelanggan.

Reports

Tersedia menu laporan penjualan per produk atau per pelanggan untuk memudahkan salesman melakukan validasi transaksi pesanan harian dan mengetahui pencapaian target penjualan harian.

Daily News

Menu berita harian memudahkan user dari kantor cabang untuk mem-broadcast instruksi kerja atau berita harian kepada salesman (misalkan berita tentang promo yang sedang aktif)

Automatic Update

Proses update versi Orlansoft Salesmate di smartphone/tablet akan dilakukan secara otomatis ketika user mengklik tombol “Update”, untuk memastikan kesamaan versi Orlansoft Salesmate yang ada di end-user dengan server Orlansoft Salesmate.

Proses klik tombol “Update” wajib dilakukan oleh user sebelum melakukan sinkronisasi master data atau transaksi. Data transaksi yang sudah dientry user dengan menggunakan Orlansoft Salesmate versi sebelumnya akan terupdate secara otomatis  sehingga bisa tersinkron ke server tanpa perlu meng-entry ulang.