Cerita Sukses

Lotte Mart

Tantangan pertama adalah mengintegrasikan B2B System untuk PT. Lotte Shopping Indonesia (Lotte Wholesale) dan PT. Lotte Mart Indonesia (Lotte Retail) ke dalam satu sistem yang menggunakan satu database. B2B Systme harus menyediakan fasilitas untuk transaksi procure to pay kepada semua supplier Lotte Mart yang akan mengakses ke sistem untuk mendapatkan purchase order yang baru,  menyiapkan pengiriman, dan mendapatkan informasi pembayaran.

B2B System yang dipakai oleh Lotte Wholesale terkoneksi dengan Legacy Core System, sedangkan sistem lain yang dipakai Lotte Retail terkoneksi dengan New Core System. Keduanya memiliki penampilan informasi yang tidak seragam sehingga membuat user dari supplier harus menyediakan extra pekerjaan ketika ingin mencari suatu informasi.

B2B system yang baru harus mengintegrasikan Legacy Core System (walaupun tidak akan dipakai lagi dalam beberapa bulan ke depan) dan New Core System menjadi satu sistem yang memudahkan supplier untuk mendapatkan satu tampilan informasi tentang semua transaksi baik dari Lotte Retail maupun Lotte Wholesale.

Tantangan kedua adalah bagaimana terintegrasi dengan sistem auto-fax dan mengirimkan file XML kepada supplier.

Purchase Orders dari the B2B System akan terkirim secara otomatis ke supplier melalui (1) sistem auto-fax dengan skedul, banyaknya dial ulang, dan batasan waktu yang sudah ditentukan dari fax server di setiap kota, (2) pengiriman file XML via FTP atau, (3) email dalam format PDF.

Purchase Orders yang gagal terkirim melalui auto fax setelah melampaui batasan waktu yang sudah ditentukan akan diemail ke orang yang tertanggung jawab di setiap toko yang menjadi koordinator ke supplier.

Tantangan ketiga adalah menyediakan B2B System yang baru dengan yang mirip secara “look and feel” dengan B2B system sebelumnya dengan tambahan beberapa fitur.

Masa kerja yang ketat yang kurang dari satu bulan untuk proses pembuatan program agar user interface mirip dengan sistem sebelumnya sehingga user dapat dengan mudah mengadaptasi migrasi sistem.

Tantangan terakhir adalah mengimplementasikan B2B system dengan lancar kepada ribuan supplier di Indonesia dan di luar negeri dalam 3 bulan.

Penyebaran program kepada setiap user B2B System mulai dari pengumuman, pengiriman dokumentasi untuk end-user, reservasi training, penyelenggaraan training dan forum diskusi, penyediaan call center untuk helpdesk, kesemuannya disediakan oleh vendor B2B System.

SOLUSI DARI ORLANSOFT

Edisi web dari Orlansoft memudahkan end-user untuk mengakses informasi dengan menggunakan browser Firefox™ melalui internet.

Orlansoft Procurement dan Account Payable mendukung fitur multiple entities untuk mengakomodasi semua informasi dari Lotte Retail dan Lotte Wholesale dalam satu layar tampilan. Fitur Orlansoft Multiple Sites memungkinkan penggabungan informasi untuk semua toko ke dalam satu sistem yang memfasilitasi user ketika ingin mengetahui purchase order mana saja yang akan dikirim untuk setiap toko, menelusuri bukti penerimaan barang untuk toko tertentu, mencari tahu apakah invoicenya sudah diterima oleh Lotte, dan mengetahui nilai pembayaran tertentu untuk invoice mana saja.

Setiap supplier mendapatkan alokasi akun sebagai administrator supplier yang memungkinkan untuk membuat sampai dengan 5 UserIDs untuk diberikan kepada staff dari bagian sales, gudang, keuangan dengan setting akses sesuai dengan kebijakan masing masing perusahaan.

Jika suatu supplier adalah bagian dari group supplier yang memiliki beberapa anak perusahaan, supplier administrator juga dapat mengatur akses untuk anak perusahaan mana saja yang boleh diakses dan ditampilkan dalam satu layar tampilan.

Pengaturan privilege juga berguna untuk principal dalam mengatur distributornya yang melayani toko Lotte tertentu saja.

Orlansoft Procurement menyediakan fitur pengiriman otomatis transaksi purchase orders via emails atau FTP, dalam format PDF atau XML.

Aplikasi Fax monitoring digunakan untuk memonitor aktivitas Fax Server termasuk jumlah transaksi purchase orders (POs) yang masih dalam antrian, POs yang terkirim, POs yang gagal terkirim setelah beberapa kali redial, atau POs yang gagal kirim setelah menunggu untuk durasi waktu tertentu. POs gagal terkirim akan diemail secara otomatis ke orang yang bertanggung jawab di setiap toko agar mereka dapat berkoordinasi dengan masing masing supplier.

Data dari Lotte Core System akan tersinkronisasi setiap 30 minutes sehingga urgent POs akan terkirim secepatnya ke supplier.

Customization dilakukan untuk tampilan Orlansoft Procurement dan Account Payable agar memberikan tampilan yang mirip dan konsisten dengan B2B system sebelumnya.

Proyek New B2B System dimulai di pertengahan April 2011. Finalisasi bisnis proses dan standarisasi proses sinkronisasi data dilakukan selama 1.5 bulan. Pengumuman disediakan di system lama  via link yang mengarah ke halaman “Introduction to New B2B System”.

Halaman ini  juga menyediakan step-by-step documentation untuk membuat user lebih familiar dengan New B2B system. Disediakan juga link ke hotline call-center support yang disediakan oleh PT Orlansoft Data System dan online reservation system agar user bisa melakukan registrasi skedul training yang tersedia selama 2 bulan sehingga banyak user dari supplier bisa mengikuti training.

Keahlian dan pengalaman dari tim Orlansoft di industri retail dan wholesale membantu suksesnya implementasi dan penyebaran program B2B System secara cepat, hotline support yang responsive, training yang interaktif dan mudah dipahami kepada end-users.