Cerita Sukses

Matra Unikatama

PT Matra Unikatama adalah perusahaan Indonesia yang menyediakan jasa pengeboran, fluid engineering, dan menyediakan oilfield chemical untuk ekplorasi dan ekploitasi minyak dan gas bumi dengan kantor pusat di Jakarta dan gudang di Sidoarjo, Duri-Riau, Jambi, dan Madura-Jawa Timur.

Tantangan pertama adalah menyediakan sistem untuk kontrol budget dari setiap proyek agar tersedia notifikasi (peringatan) ketika penjualan sudah mencapai persentase tertentuk dari budget sehingga tim penjualan bisa melakukan tindakan yang diperlukan.

Tindakan untuk mendapatkan addendum kontrak untuk memastikan bahwa semua jasa yang diberikan dalam aktivitas di area pengeboran, harus bisa ditagihkan dengan berdasarkan kontrak. Sistem budget harus memiliki fungsi approval untuk setiap transaksi realisasi budget dan revisi budget. Laporan realisasi budget dari setiap proyek adalah satu dari beberapa indikator kinerja.

Tantangan kedua adalah tersedianya laporan status haria yang dikirim melalui sms atau email untuk beberapa orang di top management. Penjualan hari ini, Penjualan bulan ini, Total penjualan, target penjualan dan % pencapaian target dari setiap proyek akan dihasilkan oleh sistem setiap hari dan dikirimkan melalui sms atau email. Beberapa user juga membutuhkan informasi Operating Daily Rate % sebagai indikator kinerja harian. Semua aktivitas di area pengeboran seperti full-day operation, moving, stand by with/without crew, repair, dll harus tersimpan secara harian untuk pencatatan pengakuan penjualan di hari berikutnya.

Tantangan ketiga adalah meng-otomatisasi bisnis proses procurement dengan menggunakan sistem yang sama untuk transaksi keuangan. Permintaan pembelian dapat dibuat dari semua lokasi kantor dan gudang. Purchase Order akan diproses dengan mengacu pada permintaan pembelian dalam beberapa mata uang di Central Procurement yang ada di kantor pusat dengan informasi ship-to ke masing masing kantor atau gudang. Proses approval permintaan pembelian dan Purchase Order dilakukan secara online di dalam sistem sehingga user bise mengetahui statau approval secara real-time. Transaksi penerimaan barang atas purchase order bisa dibuat dari setiap gudang dan dicetak sebagai bukti penerimaan barang untuk supplier. Semua invoice dari supplier dientry sebagai transaksi permintaan pembayaran dan terintegrasi dengan modul Account Payable.

Tantangan keempat adalah manajemen inventori untuk spare-part dan bahan bakar. Diperlukan sistem inventori yang mudah dipakai untuk menangani lebih dari 1000 kode spare part. Sistem harus mencakup mulai dari proses permintaan spare-part, pengeluaran spare part dari gudang yang terkoneksi dengan proses pengadaan, transaksi pemakaian spare-part sampai dengan tracking status inventori. User dari setiap gudang melakukan transaksi dari lokasinya masing masing, tetapi hanya boleh mendapatkan informasi stock-on-hand atas lokasinya. Semua beban penggunaan spare-part dan bahan bakar dibebankan ke masing masing kode asset.

Tantangan kelima adalah manajemen asset untuk semua tipe asset yang memiliki lebih dari 1000 kode asset. Sistem harus membantu untuk melakukan tracking atas lokasi, penanggung-jawab, dan penggunaan asset.

Beban penyusutan perlu dialokasi secara otomatis ke setiap kode proyek, agar manajemen mendapatkan gambaran bagaimana besarnya pengeluaran beban yang terkait dengan asset atas setiap proyek untuk menentukan apakah lebih baik mengoperasikan asset sendiri atau dengan menyewa dari subkontraktor

Kebutuhan terakhir adalah cost analysis. Semua biaya dan beban harus diposting ke dalam setiap kode proyek. Analisa komprehensif atas contribution margin (penjualan dikurangi biaya langsung) dengan perbandingan terhadap budget masing masing proyek harus tersedia otomatis setelah selesai closing bulanan.

SOLUSI DARI ORLANSOFT

Kantor Akuntan Publik Hanny, Wolfrey & Rekan (HWR) dan PT Plexus Data Systems, keduanya adalah Orlansoft partners dengan pengalaman design System Operating Procedure design dan implementasi ERP, telah sukses membantu Matra dalam mengimplementasikan Orlansoft ERP dan mengintegrasikan transaksi keuangan, pembelian, inventori, dan manajemen asset ke dalam satu sistem.

Orlansoft Procurement menyediakan fungsi kontrol budget dengan proses approval secara online mulai dari proses permintaan pembelian. Semua transaksi purchase request akan dicocokkan dengan kode beban dari setiap kode proyek. Budget disediakan untuk masing masing kode proyek, budget bulanan atas beban overhead perusahaan, dan budget pengeluaran belanja modal tahunan.

Orlansoft Inventory Management membantu user dengan akses real-time atas informasi stock-on-hand dan availability dari spare part dan bahan bakar. Terintegrasi dengan Orlansoft Procurement, fitur ini juga digunakan untuk material yang dijual ke pelanggan.

Integrasi dengan modul keuangan digunakan untuk menyediakan informasi yang komprehensif atas alokasi biaya inventori dari masing masing kode proyek dan kode asset. Verifikasi invoice dari supplier memberikan fungsi kontrol di dalam sistem untuk proses pencocokkan isi transaksi purchase order, penerimaan barang/jasa, dengan invoice dari supplier sekaligus menghasilkan dokumen permintaan pembayaran yang terintegrasi dengan modul Account Payable dan Orlansoft Tax Management.

Orlansoft Sales Management  mengintegrasikan kontrak penjualan di PT Matra (yang juga berfungsi sebagai budget penjualan), service order dari pelanggan, daily rig operation activities, dan invoice penjualan untuk meminimalisasi redundant data entry dan menyediakan informasi status kontrak penjualan.

Orlansoft Report Scheduler menyediakan fitur pengaturan skedul pengiriman laporan untuk mengirimkan laporan atau notifikasi melalui SMS atau email. Laporan kinerja penjualan harian terkirim langsung secara otomatis via sms ke end-user di setiap pagi hari berikutnya.

Orlansoft Asset Management mengintegrasikan proses pembelian Assets, penerimaan asset dari supplier, dan proses registrasi asset melalui transaksi penambahan asset. Fitur ini juga termasuk transfer asset dan kemudahan memonitor lokasi asset, penanggung jawab dan proyek yang seang memakai asset tersebut. Perhitungan penyusutan atas semua asset (Commercial dan Tax method) dengan alokasi untuk setiap kode proyek secara otomatis akan menghasilkan jurnal ke Orlansoft General Ledger.

Orlansoft Cost Center menyediakan multiple dimension atas GL Account yang membantu PT Matra untuk mendapatkan laporan analisa pendapatan, harga pokok dan beban atas setiap proyek dan asset. Tampilan laporan analisis dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.