Cerita Sukses

NAV Family Karaoke

Banyaknya jumlah outlet yang tersebar di Indonesia menyebabkan timbulnya kendala tersendiri bagi kantor pusat untuk mengumpulkan informasi aktivitas operasional di outlet.

Pengumpulan informasi menjadi tergantung dari staff di outlet yang belum memiliki keseragaman keahlian akuntansi dalam memberikan informasi yang dibutuhkan, menyebabkan keterlambatan dan inkonsistensi data.

Suatu sistem yang terintegrasi dengan front office system yang sudah ada akan memudahkan dan men-standarisasi bisnis proses untuk semua outlet dan pada waktu yang bersamaan akan menghasilkan data transaksi keuangan secara real-time sehingga departemen keuangan di kantor pusat dapat merespon lebih awal ketika ada permintaan keputusan operasional dari outlet.


Tantangan berikutnya adalah mengatur inventori di outlet agar efisien. Barang slow-moving dan stok tak bergerak harus diminimalisasi dan barang fast-moving perlu diisi kembali dalam waktu yang tepat untuk memuaskan kebutuhan pelanggan. Pengaturan inventori termasuk proses pengadaan dengan proses approval secara online dengan batasan limit approval yang sudah ditentukan.

Sistem juga harus men-standarisasi kode produk untuk semua outlet. User di setiap outlet hanya bisa mengakses data inventori sementara user di kantor pusat bisa memonoitor stok di semua outlet dan menganalisa mana yang menjadi stock slow atau fast-moving.

Sistem harus mendukung standarisasi kode supplier yang melayani beberapa kota dan area sekitarnya agar sentralisasi kontrol hutang dan pembayaran ke supplier bisa diimplementasikan.

Tantangan ketiga adalah kontrol atas asset mulai dari permintaan, pembelian, percatatan, dan monitor status asset yang harus dijalankan dari sistem yang terintegrasi dengan proses pengadaan asset di bagian pembelian dan kontrol hutang di bagian keuangan.

Masalah berikutnya ada ukuran dan jumlah outlet. Seiring dengan bertambahnya jumlah outlet, semakin banyak jumlah staff yang dibutuhkan untuk memonitor aktivitas operasional outlet dan untuk menghasilkan laporan keuangan masing masing outlet.

Sistem baru diharapkan dapat menangani masalah redundancy (melakukan pekerjaan yang sama oleh orang yang berbeda) dan untuk membina staff agar lebih spesialisasi. Tantangan terakhir adalah menyiapkan laporan keuangan konsolidasi untuk membantu top management dalam menganalisa kinerja perusahaan dengan menyediakan informasi yang standard untuk semua outlet dengan akurat dan cepat.

Detail kinerja dan informasi aktivitas dari semua outlet dibutuhkan oleh divisi operasional di kantor pusat untuk menganalisa kinerja outlet dan dipakai sebagai dasar penyusunan strategi bisnis untuk mencapai target perusahaan.

SOLUSI DARI ORLANSOFT
Dengan pengalaman di design SOP (System Operating Procedure) design dan implementasi ERP, PT. Hananta Multi Consultants, telah sukses membantu tim NAV Karaoke dalam mengimplementasikan Orlansoft ERP dan mengintegrasikan transaksi keuangan, pengadaan barang/jasa, inventori, dan asset ke dalam satu sistem yang terintegrasi dengan NAV Front office system.

Orlansoft Financials menyediakan fitur yang memudahkan staff keuangan di setiap outlet untuk menyimpan data transaksi penjualan, penerimaan cash (termasuk proses otomatis untuk pencocokkan antara transaksi penjualan dari NAV front office system dengan penerimaan cash dari  outlet), tranaksi kas kecil, dan permintaan pembayaran ke kantor pusat. Staff keuangan di di outlet tidak perlu memahami kompleksitas Chart of Account, karena Orlansoft Cash Management memungkinkan user untuk melakukan transaksi dengan menggunakan terminologi yang sering dipakai di outlet walaupun tidak memahami terminologi akuntansi. Singkat kata, walaupun tidak ada orang memiliki keahlian akuntansi di outlet, tidak akan menimbulkan masalah dalam melakukan transaksi.

Integrasi data penjualan dan uang muka dari NAV front-office system ke Orlansoft Sales menyediakan fasilitas pencocokan otomatis  antara transaksi penerimaan tunai dan kartu kredit secara dengan transaksi penjualan secara harian sehingga memudahkan departemetn keuangan di kantor pusat dalam memonitor jika terjadi selisih penyetoran hasil penjualan untuk semua outlet.

Salah satu fitur dari Orlansoft Procurement dan Orlansoft Inventory Management adalah memungkinkan user di setiap outlet mengakses informasi stok barang, tetapi dengan batasan hanya untuk gudang outletnya. Di sisi lain, dengan standarisasi kode barang dan jasa produk karaoke memudahkan kantor pusat mendapatkan informasi secara real time untuk mengetahui produk mana yang merupakan fast atau slow moving di suatu outlet dan bisa dibandingkan dengan outlet lain. Transaksi pengadaan barang/jasa (procurement) terintegrasi dengan modul Inventori dan modul Hutang, sehingga memudahkan kantor pusat untuk menganalisa pola pembelian dari setiap outlet dan histori pembayaran ke supplier untuk mendapatkan harga dan termin pembayaran terbaik.

Orlansoft Asset Management memudahkan transaksi permintaan pembelian asset secara online (termasuk proses approvalnya) yang terintegrasi dengan proses pembelian dan proses pembayaran. Standarisasi pengklasifikasian dan kode asset menyediakan fasilitas secara realtime untuk men-tracking lokasi dan status asset.  Standarisasi metode perhitungan penyusutan asset juga bisa dilakukan dari kantor pusat.

Laporan keuangan untuk setiap outlet diproses secara sentralisasi dari kantor pusat. Proses ini menjadi jauh lebih cepat karena Orlansoft System Generated Journals secara otomatis dihasilkan dari setiap transaksi pembelian, mutasi inventori, asset, penjualan ( yang bersumber dari NAV front-office system) dan transaksi keuangan lainnya yang dilakukan oleh user di outlet atau di kantor pusat.

Orlansoft Enterprise General Ledger menyediakan fitur untuk menghasilkan laporan keuangan setiap outlet atau laporan keuangan konsolidasi, dan analisa per area outlet atau kelompok outlet.

Orlansoft Sales Management digunakan untuk menganalisa penjualan per kelompok produk  (tipe kamar karaoke, food & beverage group, dll.), per group pelanggan, termasuk info peak hours di outlet.