Cerita Sukses

Pembangunan Jaya Ancol

Bisnis proses keuangaan PJAA meliputi 5 sistem yang terpisah yang dijalankan dengan multiple platform di kantor pusat. Sistem utamanya adalah modul General Ledger, didukung dengan 3 sistem lainya untuk mencatat transaksi harian di departemen Treasury. Sebuah aplikasi customize digunakan untuk menghasilkan faktur penagihan pemakaian air minum dan fasilitas di departemen Property Management.

Banyak proses entri yang berulang yang harus dilakukan secara manual ke semua sistem yang terpisah itu. Selain itu user juga merasa sulit untuk berbagi informasi secara online karena melibatkan lebih dari 30 bisnis unit di dalam 2 perusahaan. Setiap bisnis unit adalah entitas yang independen yang masing masing memiliki laporan neraca dan laporan laba rugi.

Tantangan pertama adalah bagaimana mengintegrasikan bisnis proses di departemen Treasury dan Accounting menjadi satu sistem keuangan, mulai dari proses verifikasi faktur dari supplier, pembayaran ke supplier, monitoring check/giro, penerbitan faktur penjualan, kontrol piutang, sampai dengan manajemen kas dan bank dan berujung pada integrasi ke General Ledger.

Yang kedua adalah bagaimana membangun integrasi keuangan dalam kerangka Best Practice Financial Business Process dengan perubahan yang seminimal mungkin dan tanpa downtime.

Yang ketiga adalah mengintegrasikan bisnis proses keuangan di 3 bisnis unit (Property Investment, Property Sales, dan Property Management) yang meliputi proses billing pemakaian air minum dan fasilitas perumahan, penerbitan faktur atas penjualan tanah dan bangunan, kontrol piutang, dan mengintegrasikannya dengan departemen Treasury dan Accounting.

Integrasi keuangan PJAA adalah salah satu yang terbesar dan paling sukses dengan melibatkan lebih dari 50 user, 6 department, 2 division, dan 2 perusahaan.

 

SOLUSI DARI ORLANSOFT

Belajar dari proyek implementasi sistem ERP sebelumnya, PJAA menetapkan perhatian khusus dalam mengukur keahlian konsultan dan tingkat support yang dibutuhkan. Dan akhirnya memilih PROSIA sebagai vendor penyedia solusi untuk integrasi sistem keuangan.

Keahlian PROSIA dalam memahami bisnis proses PJAA dan keahliannya dalam Financial Business Process Best Practice, dan dilengkapi dengan dukungan penuh dari tim PJAA dan manajemennya, menghasilkan sukses yang pertama dengan go-live tahap 1 untuk Cash Management dan General Ledger di pertengahan bulan Mei dan dan closing bulanan pertama di bulan Juni 2005. Keduanya dicapai tanpa downtime dan hanya membutuhkan waktu 1 bulan untuk parallel-run dalam transaksi.

Proyek diteruskan ke tahap-2, yaitu proses verifikasi secara online untuk setiap faktur dari Supplier, yang dipakai untuk menghasilkan forecast pembayaran di departemen Treasury. Proses ini juga memberikan transparansi tentang status pembayaran kepada supplier.

Tahap-3 meliputi penerbitan faktur di bagian “Kontrol Piutang”, proses monitoring piutang di dalam sistem dan integrasi dengan Cash Management dan General Ledger.

Kesuksesan integrasi keuangan tahap 1-3 di tahun 2005 diikuti dengan tahap-4, yang meliputi beberapa bisnis unit di luar Divisi Keuangan. Dalam 3 bulan di tahun 2006, 3 bisnis unit di dalam Divisi Properti telah sukses mengimplementasikan Orlansoft ERP dan terintegrasi dengan Divisi Keuangan.

Data konversi yang cepat dan akurat membantu mempercepat proses billing air minum dan fasilitas perumahan dan aktivitas keuangan lainnya tanpa downtime.

Integrasi keuangan akhirnya tercapai dan berhasil melakukan closing laporan keuangan bulanan di minggu ke-2 bulan berikut.