Cerita Sukses

Semestanustra Distrindo

Tantangan pertama adalah menyediakan satu database yang tersentralisasi untuk semua pelanggan dan mengintegrasikan dengan proses pesanan pelanggan  untuk mendapatkan informasi real-time atas effective call (faktur penjualan yang memenuhi syarat effective call) untuk masing masing salesman dan cabang. Pengaturan akses di sentral database harus bisa didefinisikan agar setiap cabang hanya bisa mengakses data pelanggan atas cabangnya dan tidak bisa mengakses data pelanggan cabang lain.

Tantangan kedua adalah tersedianya pengaturan harga jual dan diskon yang flexible dengan fitur berikut ini:

  • Harga dan diskon per satuan kemasan
  • Diskon musiman
  • Diskon kuantitas dalam persentase atau nilai
  • Bonus barang atau tambahan diskon untuk item campuran
  • Diskon bertingkat

Tantangan ketiga adalah menemukan sistem ERP untuk meng-otomatisasi proses sales order yang ada sekarang tanpa down-time (masa ketika sistem tidak bisa bekerja untuk proses persiapan atau migrasi). Sistem ERP juga harus menyediakan fitur one-bill (hanya diperbolehkan satu faktur yang belum lunas untuk setiap pelanggan dalam proses kontrol kredit). Limit kredit dan audit trail atas approval karena over-limit juga harus tersedia di dalam sistem untuk mempermudah proses approval sales order sebelum dilanjutkan ke proses pengiriman. Siklus proser order dimulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan, check ketersediaan stock barang, approval kredit, pemenuhan pesanan melalui proses pengiriman, sampai dengan proses pencetakan faktur penjualan harus dapat diproses dengan cepat dan dengan redundant data entry yang minimal.

Diperlukan juga fitur untuk membantu pengaturan rute kolektor dalam melakukan proses penagihan piutang harian termasuk memonitor status penagihan dari setiap faktur penjualan dan men-tracking giro mundur dari pelanggan.

Karena banyak transaksi pengiriman langsung dari gudang supplier ke pelanggan, maka dibutuhkan fitur yang secara otomatis menghubungkan transaksi pesanan, pengiriman ke pelanggan, penerimaan barang di gudang virtual, dan transaksi hutang ke supplier.

Dengan banyaknya gudang yang tersebar di banyak kota, maka sangat penting dilakukan pengaturan proses pengisian barang antar kota. Gudang di suatu kota bisa memesan dan menerima pengiriman pengisian barang dari kota lain dan semua prosesnya harus bisa ditracking secara online.

Tantangan keempat adalah manajemen inventori. Diperlukan untuk memonitor expire date untuk menjaga kualitas produk. Inventori transfer antar cabang harus bisa dikontrol dari pusat dan mudah dimonitor statusnya.

Tantangan kelima adalah sentralisasi procurement dan pembayaran hutang ke supplier. Transaksi Purchase Order diterbitkan dari kantor pusat ke supplier dengan informasi pengiriman langsung ke gudang di masing masing cabang dan depo, kemudian dilanjutkan dengan pengiriman faktur dari supplier ke kantor pusat. Verifikasi penagihan dari supplier dan pembayara atas tagihan supplier dilakukan dari kantor pusat.

Tantangan terakhir adalah sentralisasi akunting. Semua transaksi dari semua cabang harus menghasilkan jurnal otomatis untuk kebutuhan akunting di kantor pusat. Departemen akunting dapat menghasilkan laporan neraca dan laporan laba-rugi per cabang dengan mudah termasuk laporan contribution margin per salesman.

ORLANSOFT SOLUTIONS

PROSIA, salah satu Orlansoft partner dengan pengalaman di industri distribusi telah sukses membantu tim SND mengimplementasikan proyek Orlansoft ERP tahap 1 dalam 2 bulan.

Orlansoft Sales dan Account Receivables terimplementasi dan go-live untuk operasional SND di cabang Jatim I, Jatim II, dan IBT, depo Madiun, Kediri, Malang, dan Madura pada tanggal 2 mei  2008 (1 bulan setelah project kick off) dan selanjutnya diikuti dengan cabang Medan, Bekasi, Bandung dan Semarang di bulan kedua (termasuk depo Pekanbaru dan Cirebon).

Tujuan utama dari implementasi tahap 1 adalah mengintegrasikan sales order management (manajemen pesanan pelanggan) termasuk proses approval kredit, pemenuhan pesanan melalui pengiriman, pembuatan faktur penjualan, monitoring piutang, penagihan piutang dan men-tracking giro mundur untuk semua cabang dan depo di dalam satu sistem baru yang menggantikan sistem lama yang tidak terintegrasi dan banyak redundant entry dalam kegiatan operasional.

Orlansoft Sales Price Management memungkinkan untuk menerapkan program marketing yang cukup kompleks (misalkan beli 10 karton item A+B+C dan mendapatkan diskon tambahan atau mendapat barang bonus item A) untuk semua cabang saat melakukan transaksi pesanan.

Orlansoft Master Data Management menyediakan akses yang mudah untuk melakukan setting data pelanggan di setiap cabang dan registrasi pelanggan baru dari kantor pusat atau kantor cabang di dalam satu database yang tersentralisasi.

Setelah sukses mengimplementasikan tahap 1, implementasi tahap 2 dilanjutkan untuk modul Distribution dan Financials dari Orlansoft ERP Core enterprise edition untuk bisnis proses: Order to Cash, Purchase to Pay, Treasury dan Accounting di kantor pusat dan cabang Jatim I (termasuk depo Kediri dan Madiun). Tahap-2 yang direncanakan selesai dalam 4-5 bulan, dapat terimplementasi dengan sukses dalam 3 bulan dan go-live di 1 September 2008.

Fitur Orlansoft “drop shipment” mempercepat proses pengiriman untuk pemenuhan pesanan untuk pesanan yang dikirim langsung dari gudang principal ke pelanggan dengan transaksi purchase order dan bukti penerimaan barang secara otomatis dari sistem.

Untuk transfer antar gudang cabang, fitur Orlansoft Replenishment Order membantu banyak dalam meng-organisir sentralisasi permintaan transfer dan memonitor statusnya dari kantor pusat atau kantor cabang.

Orlansoft Inventory Management memudahkan tracking batch number dan expired date inventori di cabang dan depo. Fitur ini juga membantu memastikan bahwa dokumen pengiriman barang secara otomatis menggunakan batch yang memiliki expire date terdekat.

Orlansoft Inter-Entity Settlement memudahkan kantor pusat dalam menerapkan sentralisasi penerbitan Purchase Order ke Prinsipal untuk melakukan perencanaan inventori yang lebih baik. Fitur ini juga mendukung sentralisasi pembayaran hutang ke supplier dan pada saat yang bersamaan membantu pengaturan cash flow di kantor pusat termasuk penerbitan laporan neraca dan laporan laba rugi untuk setiap cabang.

Orlansoft Tax Management mendukung registrasi faktur pajak supplier dan menghasilkan faktur pajak penjualan untuk faktur pajak standar dan faktur pajak sederhana.

Kesuksesan di tahap-2 menginspirasi tim untuk melanjutkan implementasi tahap-3 untuk cabang Jatim II, IBT, Medan, Bekasi, Bandung dan Semarang.